Reuniones Efectivas

EMPRESARIO...

¿TE REÚNES CON TU EQUIPO? ¿CADA CUÁNDO? ¿QUÉ TEMAS TRATAN?

Uno de los principales retos que viven los empresarios es: que el equipo se comprometa con el cumplimiento de las metas.

Pero cuando analizamos que tan claro tiene el equipo estos objetivos, nos damos cuenta que solamente fueron presentados después de la planeación (si eres actionmember) o alguna reunión general, y no se vuelven a tocar hasta después de meses (si bien nos va) o cuando las cosas ya no tienen rumbo; es decir, no existe un seguimiento y soporte para el cumplimiento.

Tener una reunión con el equipo de trabajo no se trata de platicar y dar órdenes, sino de dar un seguimiento al plan de trabajo, enfocarnos en las actividades y pedir el apoyo necesario. De ahí la importancia de dar de éstas reuniones, son fundamentales para lograr que la empresa avance de manera ordenada y con mira al cumplimiento de los objetivos.

A continuación te presentamos una guía que te puede ayudar a dar una estructura y orden para tener juntas efectivas con tu equipo.

ESTRUCTURA DE LA REUNIÓN.

DÍA Y HORA: Puede sonar lógico ¿no?, pero definir un día y hora para las reuniones es básico, pero lo realmente importantes es RESPETARLO. de las principales razones del porque las juntas no funcionan es porque se llevan a cabo con el famoso "cuando tengas tiempo", es por ello que debemos de definir muy bien la hora que comenzará y terminará, y llévalo al pie de la letra (esté quien esté, y eso te incluye). Obviamente es importante delimitar las razones válidas para ausentarse o tener un retardo.

REFORZAR LA FILOSOFÍA DE TRABAJO: Muchas veces las juntas de trabajo se terminan convirtiendo en un espacio de quejas, excusas y culpas; por eso lo primero que debes hacer es dar un repaso a la actitud correcta que deben tener todos los integrantes. Te pongo un ejemplo de lo que hacemos en ActionCOACH: SIEMPRE y las veces que sea necesario reforzamos la importancia de estar ARRIBA DEL PUNTO DE PODER (tener una actitud positiva, hacerte responsable de tus decisiones y acciones, ser proactivo, etc). Esto te puede llevar máximo 3 minutos y te ahorrará mucho desenfoque.

WIFLE: Nada mejor para romper el hielo. Es una pregunta abierta que debes hacer al inicio para que todos los integrantes te compartan en 1 minuto algo personal. Puedes hacerlo tan divertido como desees, desde preguntar ¿Qué fue lo más divertido de tu fin de semana? hasta Si fueras un animal, ¿cuál serías y por qué?. Preguntas hay de sobra, lo importante es comenzar con lo personal para después comenzar con el trabajo. Recuerda que todos deben participar e invítalos a que hablen el minuto completo, no sólo una respuesta directa y sin explicación.

PARTICIPACIÓN DEL EQUIPO: Normalmente estamos acostumbrados a que el líder habla el 90% de la reunión, pero para que realmente sea efectiva debemos de cambiar eso. Después del wifle, cada integrante debe llevar preparados para compartir los siguientes puntos:

• Logros: Avances y resultados obtenidos de basado en el plan de trabajo.
• Retos: Las acciones que no pudieron terminarse en la semana.
• Enfoque: Cual será la prioridad y el enfoque de los siguientes días.
• Ayuda: Si se necesita el apoyo de alguna persona del equipo para el cumplimiento de la actividades.

PARTICIPACIÓN DE LA EMPRESA: Una vez que todos hayas comentado (incluyéndote), es momento que compartas los mismos puntos pero desde la perspectiva de la empresa:

• Logros: Presentar la actualización del plan y felicitar al equipo por los logros y avances obtenidos en el plan.
• Retos: Compartir si hay algo que no pudo completarse o se encuentra desfasado en el plan que se tenía trazado.
• Enfoque: Dar a conocer las metas de la empresa y el enfoque principal que todo el equipo debe de tener claro.
• Ayuda: Es el momento de delegar a cada responsable y delimitar fechas de supervisión y seguimiento.

ANUNCIOS GENERALES: Si existe un punto general que todo el equipo deba de conocer es importante tomarnos el tiempo para hacerlo al final de la reunión; en caso de que sea un tema que se pueda tratar de forma individual, lo mejor será reunirse posterior a la reunión con el área o personas involucradas.

CIERRE DE LA REUNIÓN: Cómo líder debes de cerrar de manera positiva e invitar al equipo a la acción en cada reunión que tengas, ya sea que des un mensaje de agradecimiento o de motivación, realicen la porra de la empresa (como las grandes empresas) o simplemente cerrar con un aplauso. Notarás como esa pequeña acción hace una gran diferencia comparado con decir: "eso es todo, gracias".

PD. Recuerda que las reuniones de trabajo no son un monólogo aburrido, debe de ser una forma de supervisar, generar sinergia e involucramiento con tu equipo de trabajo; así que la última invitación es DISFRUTA Y DIVIERTETE EN LA JUNTA, son los mejores momentos que tienes para ser el líder que tu equipo necesita.

Gracias por habernos leído, si te fue de utilidad éste artículo... compártelo con más empresarios, seguro mejorarán la relación con sus equipos.

¡Ten un excelente día!

Tu Coach Luis Arredondo