10 Tips para Cobranza Efectiva

COBRANZA EFECTIVA

Artículo por: Coach Luis Arredondo.

Firma ActionCOACH (Chiapas, Querétaro, Yucatán). 

Una de las cosas que ha dejado la situación en las últimas semanas es la creatividad de los empresarios para buscar nuevas y mejores soluciones a los retos de sus negocios. Y si hablamos del dinero, han sidos más creativos para el ahorro, monitoreo y el control de sus finanzas. 

Dentro de este escenario han surgido diferentes cuestiones acerca de cómo debemos de manejar las Cuentas x Cobrar (CxC), tener una cobranza efectiva y sobre todo una cartera sana. Es por ello, que queremos compartirte una serie de pasos que pueden servirte de esqueleto para formular tus procesos y sistemas de cobranza. 

1. LLAMADA DE CALIDAD: Es más probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Haz una llamada o envía un mensaje 2 o 3 días posteriores a la compra, este contacto cordial te ayudará a averiguar sobre tu desempeño y servicio, a manera de garantizar que ha quedado satisfecho con la compra. Al finalizar la llamada menciona la fecha de pago acordada de manera sutil, servirpa como primer recordatorio de pago. 
2. PRE-AVISO DE VENCIMIENTO: En este paso puedes enviar un correo o mensaje mencionando que la fecha de pago está próxima (5 días antes) y preguntando el día que se tiene programado realizar el pago para que tu departamento de administración tenga conocimiento y pueda realizar su presupuesto y movimientos internos. 
3. PRIMER AVISO DE VENCIMIENTO: Este es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo de pago determinado. Un método bastante común es, 5 días luego del vencimiento, enviar por correo una copia sellada como "vencido". 
4. SEGUNDO AVISO DE VENCIMIENTO: Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago pendiente. Este aviso puede hacerse mediante una carta física donde se adjunte una copia de la factura correspondiente. Es importante mantener un tono cordial y no amenazante. 
5. LLAMADA DE COBRO: Luego de los avisos de vencimiento, puedes recurrir a una llamada telefónica para averiguar si existe algún motivo para el incumplimiento del pago. Sé cortés, recuerda que el objetivo es lograr un compromiso de pago. 
6. SEGUNDA LLAMADA DE COBRO: Si en este punto el cliente sigue con adeudo, realice la llamada con cordialidad pero con determinación y firmeza solicitando el pago inmediato. Si el deudor no puede pagar de inmediato, logre que se comprometa con otra fecha. 
7. CARTA DE COBRO: Ha llegado el momento de notificar la gravedad de la morosidad. El objetivo de esta carta es exigir el pago inmediato de la deuda y plantear las consecuencias a corto plazo de existir un incumplimiento. Envía esta carta y toda correspondencia posterior con acuse de recibo, ya sea un servicio de mensajería privada o interna, esto con la finalidad de poder tener evidencia de su recepción. 
8. ÚLTIMA LLAMADA DE COBRO: Siempre mantén la cordialidad y la calma, en esta llamada enfatiza la gravedad de la situación. Utiliza esta llamada para explicar al cliente que se trata de la última oportunidad para pagar antes de que se delegue el cobro a una entidad externa y posiblemente se inicien acciones legales. 
9. ÚLTIMA CARTA DE COBRO: El tono de esta carta debe de ser severo y categórico. Puntualice que de no realizarse el pago en los próximos días, el agente externo se pondrá en contacto para proceder con acciones legales. Nuevamente utiliza el acuse de recibo. 
10. TRASPASO A AGENCIA DE COBRANZA: Para llegar a este punto, un mínimo de 90 días han pasado desde la fecha de pago acordada. En ocasiones, recibir una carta de una agencia de cobranza motiva a los deudores a pagar, si bien estos servicios pueden ser costosos (entre un 20-25% de la suma ha recaudar). Otra opción antes de esta, puede ser solicitar a un abogado que se ponga en contacto con el deudor, lo que a menudo también motiva el pago de los saldos vencidos. 

Comentarios adicionales: Recuerda que la mejor manera de tener una cartera sana comienza en el momento de otorgar el crédito. La correcta selección del cliente, la correcta comunicación de las reglas y formas de trabajo de tu empresa pueden ayudarte a no tener que recurrir a procesos de cobranza tan largos. Ten un proceso minucioso de otorgamiento de crédito y asegúrate que el cliente conozca a detalle los procesos de pago, de cobranza y de incumplimiento de pago. 

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